Accesso agli atti (artt. 22-25 l. 241/1990), accesso civico (art. 5 d.lgs. 33/2013) e ricorso al TAR (art. 116 c.p.a.)

Accesso documentale: chi può chiederlo e che cosa

Il diritto di accesso è il diritto di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi (art. 22, comma 1, lett. a), l. 241/1990). Spetta agli interessati: i privati, anche portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento (lett. b).

Si accede a documenti, anche interni o non relativi a uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse (lett. d); non alle informazioni che non hanno forma di documento (comma 4). L’accesso si esercita verso le pubbliche amministrazioni, le aziende autonome e speciali, gli enti pubblici e i gestori di pubblici servizi (art. 23).

I limiti: esclusioni, differimento e accesso difensivo

• Esclusioni (art. 24, comma 1): segreto di Stato e altri segreti o divieti di legge; procedimenti tributari; atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e programmazione; nei procedimenti selettivi, documenti con informazioni psicoattitudinali relative a terzi.
• Niente controllo generalizzato: sono inammissibili le istanze preordinate a un controllo generalizzato dell’operato dell’amministrazione (comma 3).
• Differimento prima del diniego: l’accesso non può essere negato se basta differirlo (comma 4).
• Accesso difensivo: va comunque garantito l’accesso ai documenti la cui conoscenza è necessaria per curare o difendere i propri interessi giuridici; per i dati sensibili e giudiziari, nei limiti dello stretto indispensabile (comma 7).

L’istanza e il silenzio dopo trenta giorni

La richiesta deve essere motivata e rivolta all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente (art. 25, comma 2). L’esame dei documenti non ha costi; la copia richiede solo il rimborso della riproduzione, salvi bollo e diritti di ricerca e visura (comma 1). Rifiuto, differimento e limitazione vanno motivati con i casi dell’art. 24 (comma 3).

Decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende respinta (art. 25, comma 4). Da quel momento corre il termine per reagire.

Difensore civico e Commissione per l’accesso

Contro il diniego, espresso o tacito, o il differimento, invece di ricorrere subito al TAR si può chiedere il riesame, nello stesso termine: al difensore civico competente per gli atti di comuni, province e regioni (o, se non istituito, a quello dell’ambito superiore); alla Commissione per l’accesso per gli atti delle amministrazioni statali (art. 25, comma 4).

Il riesame va deciso entro trenta giorni; se scade senza esito, il ricorso si intende respinto. Se il diniego è ritenuto illegittimo e l’amministrazione non lo conferma con provvedimento motivato entro trenta giorni, l’accesso è consentito. In questo caso il termine per il TAR decorre dal ricevimento dell’esito del riesame.

Accesso civico semplice e generalizzato

• Semplice (art. 5, comma 1, d.lgs. 33/2013): chiunque può chiedere documenti, informazioni o dati che l’amministrazione doveva pubblicare e non ha pubblicato.
• Generalizzato (comma 2): chiunque può accedere a dati e documenti ulteriori rispetto a quelli da pubblicare, nei limiti dell’art. 5-bis (pregiudizio concreto a interessi pubblici o privati, come la protezione dei dati personali o i segreti commerciali; divieti di legge, compresi i casi dell’art. 24, comma 1, l. 241/1990).
• Nessuna legittimazione da dimostrare e nessuna motivazione: l’istanza identifica soltanto ciò che si chiede (comma 3).
• Controinteressati: se ci sono, ricevono copia dell’istanza e possono opporsi motivatamente entro dieci giorni; il termine per provvedere resta sospeso fino all’eventuale opposizione; la comunicazione non è dovuta per i dati a pubblicazione obbligatoria (comma 5).
• Trenta giorni per un provvedimento espresso e motivato (comma 6). Contro il diniego totale o parziale o la mancata risposta si chiede il riesame al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, che decide entro venti giorni (comma 7); per gli atti di regioni ed enti locali si può ricorrere anche al difensore civico (comma 8).
• Contro la decisione dell’amministrazione o, se c’è stato riesame, contro quella del responsabile si ricorre al TAR ai sensi dell’art. 116 c.p.a. (comma 7).

Il ricorso al TAR: trenta giorni e notifica

Contro le determinazioni e il silenzio sulle istanze di accesso, e per l’accesso civico legato all’inadempimento degli obblighi di trasparenza, il ricorso si propone entro trenta giorni dalla conoscenza della determinazione o dalla formazione del silenzio, notificandolo all’amministrazione e ad almeno un controinteressato; si applica l’art. 49 sull’integrazione del contraddittorio. Anche ricorso incidentale e motivi aggiunti hanno trenta giorni (art. 116, comma 1, c.p.a.).

Il giudizio si tratta in camera di consiglio (art. 87, comma 2, lett. c) e i termini processuali sono dimezzati, tranne, in primo grado, quelli per notificare ricorso, ricorso incidentale e motivi aggiunti (art. 87, comma 3): il deposito del ricorso notificato, che ordinariamente ha trenta giorni (art. 45, comma 1), va fatto quindi in quindici. Ad agosto i termini sono sospesi (art. 54, comma 2).

Il giudice decide con sentenza in forma semplificata e, se ne ricorrono i presupposti, ordina l’esibizione (e, ove previsto, la pubblicazione) dei documenti entro un termine di norma non superiore a trenta giorni (art. 116, comma 4). Le stesse regole valgono nei giudizi di impugnazione (comma 5).

In pendenza di un giudizio cui la richiesta è connessa, il ricorso può essere proposto con istanza depositata nella segreteria della sezione cui è assegnato il ricorso principale, previa notifica all’amministrazione e agli eventuali controinteressati. L’istanza è decisa con ordinanza separata o con la sentenza che definisce il giudizio (art. 116, comma 2).

Difesa, costi e atti di gara

• Nei giudizi in materia di accesso e trasparenza la parte può stare in giudizio personalmente, senza difensore (art. 23 c.p.a.); l’amministrazione può farsi difendere da un proprio dipendente autorizzato (art. 116, comma 3).
• Contributo unificato di 300 euro per i ricorsi dell’art. 116; non è dovuto per i ricorsi contro il diniego di accesso all’informazione ambientale del d.lgs. 195/2005 (art. 13, comma 6-bis, lett. a), d.P.R. 115/2002).
• Gare d’appalto: l’accesso agli atti delle procedure si esercita in modalità digitale, con i differimenti dell’art. 35, comma 2, d.lgs. 36/2023; le decisioni sull’oscuramento delle offerte si impugnano con il rito dell’art. 116 ma con ricorso notificato e depositato entro dieci giorni dalla comunicazione digitale dell’aggiudicazione (art. 36, comma 4).

La struttura del ricorso

1. Intestazione: TAR competente; ricorrente con codice fiscale, difensore con PEC e procura, se la parte non sta in giudizio personalmente.
2. Parti: l’amministrazione e almeno un controinteressato, cioè chi dall’accesso vedrebbe compromessa la propria riservatezza (art. 22, comma 1, lett. c, l. 241/1990).
3. Oggetto: l’istanza (data, documenti chiesti, tipo di accesso) e il diniego impugnato o la data di formazione del silenzio.
4. Fatto: l’interesse e il collegamento con i documenti, con la prova della presentazione dell’istanza.
5. Diritto: motivi specifici contro le ragioni del diniego, partendo dall’art. 24 l. 241/1990 o dall’art. 5-bis d.lgs. 33/2013; per l’accesso difensivo, perché i documenti sono necessari alla difesa.
6. Conclusioni: annullamento del diniego, accertamento del diritto e ordine di esibizione entro un termine, spese.
7. Sottoscrizione e documenti numerati.

Gli errori più frequenti

• Usare i sessanta giorni del ricorso ordinario: per l’accesso il termine è di trenta, anche per ricorso incidentale e motivi aggiunti.
• Lasciar scadere il termine e ripresentare la stessa istanza per farlo ripartire: il diniego non impugnato rischia di restare fermo.
• Motivare in modo generico l’accesso difensivo, senza spiegare il legame fra il documento e l’interesse da difendere.
• Confondere i due accessi: quello documentale chiede motivazione e interesse, quello civico no, ma incontra i limiti dell’art. 5-bis; nell’istanza conviene dire quale si esercita.
• Non notificare ad almeno un controinteressato, o depositare il ricorso oltre i quindici giorni.
• Per l’accesso civico, ignorare il riesame facoltativo del responsabile della trasparenza: se lo si chiede, si impugna al TAR la sua decisione (art. 5, comma 7).